事例紹介

アメリカ、カリフォルニア州のサンデイエゴで開催の医学学会。
欧州のメジャーの医薬メーカーがクライアント。窓口に医薬雑誌専門会社が入り、日本のドクターのRTD(ラウンドテーブル）を５日間開催の案件が入って来ました。
メジャーの医学学会の為、ビューローの仕切りが厳しく、さらにサンデイエゴと言う都市は狭く、ホテルの部屋数も少ない為、９９％のホテルがビューローの傘下に入っています。
コンベンション時も同様でビューロー（学会、コンベンションの主催者）がホテルでの会議室や宿泊を仕切っています。ホテル直接の交渉はできません。そのため、まずはビューローに希望のホテル、日時（具体的）、広さ、参加人数など詳細な情報を記載して申請します。
後日、返金不可な会議登録料の金額提示があり、ビューローに支払って初めて、指定されたホテルの会議室担当者と連絡を取ることができます。希望のホテルに空きがない場合、希望外のホテルを割り振られることもあり、ビューロー通しの場合は希望通りにいかない場合も多々あります。
日本のクライアントの場合、窓口になっている雑誌社に依頼するのが早くて半年前、遅くて２ケ月前。この時期では遅すぎるのです。世界のスピードは早く、メジャーな学会、展示会になると１年前から会議室の確保に入ります。
さて、ここで問題なのは、ビューローに支払う返金不可な会議登録料を誰が保証するのか？
通常、旅行会社、又は地上手配専門会社が負担しますが、クライアントの承諾を得なければなりません。しかし、クライアントも具体的な内容が決まっていない等、会議登録料の保証を行えないケースが多いです。